Sie sind genervt von nicht zugestellten Anmelde- und Zertifikats-E-Mails und den dadurch verärgerten Kunden?
Wir auch!
Es kommt immer wieder vor, dass gültige E-Mails über das apo-schnelltest.de-Portal an Ihre Kunden nicht direkt zugestellt werden. Insbesondere von E-Mails an Kunden mit kostenlosen Postfächern bei GMX, Web.de oder T-Online.
Entweder landen E-Mails immer häufiger im Spam („False-Positive“), werden verzögert zugestellt („Delayed“) oder werden erst gar nicht zugestellt („Black-Holed“).
Selbstverständlich erfüllen wir alle, nach gängigen Standards (RFC 5321, RFC 5322) geltenden Richtlinien beim Versand der E-Mails aus unseren Systemen - insbesondere alle Standards, die z.B. auch Web.de in seinen Richtlinien (
https://postmaster.web.de/) fordert. Dennoch werden teilweise E-Mails verzögert zugestellt oder ohne weitere Meldung abgelehnt.
Verantwortlich dafür sind rigorose und undurchsichtige Spam-Schutz-Filter sowie willkürliche IP-Sperren bei den kostenlosen Mail-Anbietern, die neben dem tatsächlichen Schutz vor Spam auch die Aufgabe haben, das Mailaufkommen zu drosseln („Volume-Quota“).
Hintergrund für den Einsatz dieser Filter und die daraus resultierende scheinbar willkürliche Verzögerung oder Ablehnung ist in den meisten Fällen ein hohes Mail-Aufkommen bei den entsprechenden Providern. Um die Last Ihrer jeweiligen Systeme zu begrenzen bzw. zu regulieren, wird die E-Mail-Zustellungen von großen Versendern, wie apo-schnelltest.de es ist, im Volumen begrenzt.
Ist also die willkürlich und dynamisch festgelegte Sendekapazität in einer Zeiteinheit erreicht, werden die darüber liegenden Mails abgelehnt. Wir versuchen dann die Mails wiederholt erneut zuzustellen, bis die Zustellung erfolgreich ist. Wird die Zustellung jedoch weiterhin abgelehnt, wird nach einem vorgegebenen Zeitpunkt (größer 24 Std.) die Zustellung verständlicherweise gemäß gängigen E-Mail-Policys abgebrochen. So kann es also sein, dass Sie von Ihrem privaten Postfach eine Mail an GMX senden die ankommt, die von apo-schnelltest.de aber nicht.
Wir sind hier leider nicht alleine - aber meist alleine gelassen!
Was ist unsere Lösung?
Zunächst sorgen wir seit dem Start des Portals in unseren eigenen Systemen bereits dafür, dass wir alle Anforderungen an den heutigen Mailverkehr mit Sicherheit erfüllen. Dazu zählt neben den technischen Rahmenbedingungen wie RFC-Konformität, SSL- und TLS-Verschlüsslung, Bereitstellung von DMARC- und DKIM-Signaturen sowie SPF-Einträgen auch z.B. ein ständiges Monitoring der IP-Reputation, die Überwachung von sogenannten Black- oder Spamlisten (DNSBL / RBL-Listen) sowie die regelmäßige Überprüfung des Spam-Scores der ausgehenden E-Mails.
Des Weiteren sind wir mit den großen Anbietern ständig im Kontakt. Dies gestaltet sich bei T-Online, Google-Mail oder Microsoft relativ einfach und Kooperativ. Mei den Unternehmen der United Internet Gruppe, zu denen unter anderem 1&1, GMX und Web.de zählen, jedoch relativ schwierig.
Unser Interesse ist ein hohe Kundenzufriedenheit auf Ihrer Seite und auf der Seite Ihrer Kunden – dafür treten wir jeden Tag an. Doch ausgerechnet bei Web.de und GMX kämpfen wir hier auf Grund der Intransparenz, Willkür und der sich ständig ändernden Rahmenbedingungen gegen Windmühlen. Nach dem initialen Versand der E-Mails haben wir keinen direkten Einfluss darauf, wie der empfangende Server mit den E-Mails umgeht.
Das Einschreiben mit Rückschein ist bildlich gesprochen zugeklebt, ordentlich adressiert, ausreichend frankiert und in den Briefkasten direkt an der Postfiliale eingeworfen - wann und wie dieses Einschreiben beim Empfänger ankommt oder ob dieser die Annahme verweigert oder nicht, liegt nicht in unserer Hand.
Mehr als uns an gängige Regeln und Vorgaben zu halten, den E-Mail-Fluss permanet zu monitoren und immer wieder den Kontakt zu den, das Problem verursachende E-Mail-Anbietern zu suchen, können wir leider nicht tun. Sorry!
Unser Versprechen!
Wir sichern zu,
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dass alle E-Mails unsere Systeme zum korrekten Zeitpunkt verbindlich verlassen,
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dass die E-Mails dem Stand der Technik entsprechen und grundsätzlich keinen Anlass liefern als Spam deklariert zu werden,
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dass alle international gültigen technischen Vorgaben für den Mailversand eingehalten werden.
Wir fühlen mit Ihnen, wenn Sie als erster Kontaktpunkt mit Ihren Kunden den ganzen Unmut über nicht zugestellte E-Mails abbekommen. Keiner der Provider, der kostenlose Postfächer zur Verfügung stellt garantiert eine Zustellung - Zitat GMX: „Nicht immer kann garantiert werden, dass E-Mails von einem bestimmten Absender bearbeitet werden. Passen Sie z. B. Ihre Filterregeln an.“
Somit sind uns, wie zuvor beschrieben oft die Hände gebunden. Da wir aber in einem Boot sitzen bieten wir Ihnen gerne eine IT-forensische Untersuchung im Einzelfall an. Wenn Sie also dennoch Zweifel am korrekten Versand haben, oder Sie Ihrem Kunden mehr oder minder einen "Beweis" liefern wollen oder müssen, dann nutzen Sie einfach unseren Nachforschungs-Auftrag der IT-Forensik. Den Zugang dazu finden Sie im Administrationsbereich auf unserem Portal unter dem Menüpunkt „E-Mail-Forensik“.
Im Rahmen des Nachforschungsauftrages extrahieren wir aus unseren verschlüsselten Protokoll-Dateien die entsprechenden Verweise und arbeiten diese in verständlicher Form so um, dass Sie erkennen können von wem, an wen, wann und mit welchem Ergebnis die jeweilige E-Mail versendet wurde.
Wir versenden das Ergebnis der Nachforschung an die E-Mail. Sollten Sie eine andere E-Mail-Adresse zur Zustellung wünschen, können Sie diese in das Feld "Alternative-E-Mail-Adresse zur Ergebnisübermittlung" eingeben. Sie erhalten nach der Beauftragung dann eine E-Mail mit den wichtigen Eckdaten. Unser Team wird sich bemühen, Ihnen innerhalb von zwei Werktagen eine Antwort mit den entsprechenden Recherche Ergebnissen zu liefern.
Für jeden Nachforschungsauftrag setzen wird eine Service-Pauschale in Höhe von 9,00 € zzgl. ges. MwSt. an. Diese wird selbstverständlich nur dann fällig und wird mit der nächsten Monatsabrechnung abgerechnet, wenn wir den Nachweis des Versandes der jeweiligen E-Mail erbringen können. Sollte die Nachforschung einen Fehler bei der Zustellung ergeben, den wir zu verantworten haben, ist diese Recherche selbstverständlich für Sie ohne Berechnung.
Vielen Dank für Ihr Verständniss und Vertrauen,
Die Geschäftsführung von Apo-Schnelltest
und das gesammte Support Team
